Absences Tableau Excel Suivi Arret Maladie

Pour les RH et le contrôle de gestion, centraliser les arrêts maladie permet de piloter l’absentéisme sans attendre la fin de mois. Un tableau simple, structuré et chiffré répond à trois besoins concrets : visibilité immédiate (qui est absent, depuis quand, pour combien de jours), objectivation financière (jours perdus, remplacements) et pilotage des actions (prévention, prévoyance, aménagements).

Exemple courant : un site de 120 salariés avec 8 arrêts en cours. En consolidant chaque semaine, vous anticipez les remplacements critiques (services Front, Logistique), mesurez l’impact (p. ex. 64 jours calendaires cumulés) et arbitrez (intérim vs. heures sup) sur des chiffres fiables. La préparation du CSE et du comité de direction devient factuelle.

• Réduction du temps de collecte : -60 à -80% grâce aux filtres, formats et calculs prêts.
• Décisions rapides : KPIs instantanés (total, en cours, terminés, durée moyenne, jours).
• Analyse par service et type d’arrêt pour cibler prévention et contrats de prévoyance.
• Traçabilité simple : statut coloré, certificats en attente signalés.

Onglet 1 — Suivi des Absences (base de données, A:J, lignes 4:23) : 10 champs standardisés avec filtres et gel des volets.

• A N° Arrêt | B Nom | C Prénom | D Service | E Date début | F Date fin | G Durée (jours) | H Type d’arrêt | I Certificat reçu (Oui/Non) | J Statut (Terminé/En cours/Prolongé).
• Formats : dates (jj/mm/aaaa) en E:F, nombre 0 décimale en G. Largeurs adaptées, volets gelés sur A4, filtres actifs sur A3:J23.
• Mises en forme conditionnelles : J=« Terminé » (vert), « En cours » (bleu), « Prolongé » (orange) ; I=« Non » (rouge) pour alerter sur certificats manquants.
• Exemples (20 dossiers auto) : E4 = AUJOURDHUI()-ALEA.ENTRE.BORNES(0;40) ; F4 = E4+ALEA.ENTRE.BORNES(2;10) ; G4 = SI(F4="";AUJOURDHUI()-E4+1;F4-E4+1) ; J4 = SI(F4="";"En cours";SI(ALEA()>0,2;"Terminé";"Prolongé")). Recopiez jusqu’à la ligne 23.

Onglet 2 — Statistiques : KPIs et analyses prêtes à l’emploi, mis à jour instantanément à la saisie dans A4:A23, G4:G23, J4:J23.

• KPIs : Total = NBVAL(A4:A23) [COUNTA], En cours = NB.SI(J4:J23;"En cours") [COUNTIF], Terminés = NB.SI(J4:J23;"Terminé"), Durée moyenne = MOYENNE(G4:G23) [AVERAGE], Total jours = SOMME(G4:G23) [SUM].
• Par service : nombre d’arrêts et jours via NB.SI et SOMME.SI sur D et G.
• Par type d’arrêt : NB.SI sur H.
• Graphiques : camembert par service, histogramme par type ; placés dans Statistiques et liés aux tableaux.

1. Paramétrer vos listes de référence : Services (ex. Production, Logistique, Ventes, IT, RH), Types d’arrêt (Maladie, AT/MP, Enfant malade, Maternité/Paternité, Longue maladie), Statuts (Terminé, En cours, Prolongé). Utilisez Validation des données pour D, H et J.
2. Mettre en forme l’onglet Suivi : entêtes en A3:J3, filtres (Ctrl+Maj+L), volets gelés (Alt+W, F, F) sur A4, formats de dates en E:F, nombre en G.
3. Générer 20 exemples (lignes 4:23) avec les formules proposées, puis Collage spécial > Valeurs pour figer le jeu d’essai.
4. Saisir les vrais arrêts : N°, Nom/Prénom, Service, Date début/fin (laisser F vide tant que l’arrêt n’est pas clos), Type, Certificat (Oui/Non). G se calcule, J se colore automatiquement.
5. Consulter les KPIs dans Statistiques : total, en cours, terminés, durée moyenne (jours calendaires, par défaut), total jours. Les graphes se mettent à jour à chaque saisie.
6. Analyser par service pour planifier remplacements (nombre d’arrêts et jours) et par type d’arrêt pour la prévention/prévoyance.
7. Exporter/partager : PDF de la feuille Statistiques pour le CODIR/CSE ; partage en lecture seule pour limiter les manipulations.

Avertissement : respect RGPD et secret médical — n’enregistrez aucun motif détaillé ni diagnostic. Limitez-vous au type d’arrêt, protégez les cellules de calcul et le classeur.

Conseil : selon vos règles, remplacez G par des jours ouvrés avec NB.JOURS.OUVRES(E4;F4) et documentez le choix dans Statistiques.

Excel : rapide, personnalisable, zéro coût supplémentaire. Idéal pour démarrer, prototyper et produire un reporting immédiatement actionnable. Points forts : contrôle total, mise en forme avancée, calculs locaux, hors ligne. Limites : multi-utilisateurs délicat, risque d’erreurs de saisie, absence de workflow d’approbation, audit trail limité.

Google Sheets / Excel Online : collaboration en temps réel et historique des versions. Utile pour équipes multi-sites. Limites : performances sur gros volumes, dépendance au réseau, gestion avancée de la mise en forme/graphes parfois moins fine.

SIRH / Logiciels d’absences (Lucca, PeopleSpheres, etc.) : demandes/validation, règles de paie, API, SSO, notifications. Très solides en multi-entités. Coûts typiques : 3–6 € / salarié / mois, déploiement 2–6 semaines.

BI (Power BI, Looker) : segmentations et croisements puissants (site, service, motif, saisonnalité). Requiert un modèle de données fiable et une alimentation automatique.

Recommandation : pour 20–300 salariés ou sites unitaires, le modèle Excel ci-dessus + partage sécurisé (SharePoint/Teams) est pertinent. Au-delà, ou si vous avez des workflows d’arrêt structurés, basculez vers un SIRH et conservez Excel comme vue de contrôle/qualité.

Pièges à éviter

• Libellés incohérents de service (« IT », « Informatique », « DSI ») qui faussent l’analyse. Anecdote : une DRH a « perdu » 18 jours dans un service fantôme « Info. » — corrigez avec une liste déroulante unique.
• Dates invalides (fin avant début, cellules texte). Mettez une validation (Date >= Date début) et un format date unique.
• Durées mal calculées : jours calendaires vs ouvrés mélangés. Décidez d’une règle (calendaires par défaut ici), affichez-la dans Statistiques et alignez paie/indicateurs.

Bonnes pratiques

• Standardisez et verrouillez : Validation des données sur D/H/J, protection des cellules de calcul (G, KPIs), et couleurs de statut via mises en forme conditionnelles.
• Contrôles rapides chaque fin de semaine : NB.SI(I4:I23;"Non") pour les certificats manquants ; NB.SI(J4:J23;"En cours") pour le suivi actif. Ajoutez un filtre enregistré pour « En cours ».
• Vitesse de saisie : Ctrl+; insère la date du jour, Ctrl+Maj+L active les filtres, Alt+W, F, F gèle les volets. Convertissez la base en tableau (Ctrl+T) si vous dépassez 20 lignes et mettez à jour les plages dans Statistiques.