Bilan Pédagogique Et Financier Excel

Vous devez préparer un Bilan Pédagogique et Financier fiable, exploitable à la fois pour le pilotage et pour la conformité. Or, la consolidation manuelle des sessions, heures et montants multiplie les risques d’erreur (formules, formats, doublons) et consomme un temps précieux en fin d’exercice.

Le classeur « Bilan Pédagogique et Financier 2024 » structure les données pédagogiques et financières, automatise les calculs clés et fournit une synthèse prête à communiquer. Vous suivez 18 formations et 289 stagiaires, comparez heures prévues vs réalisées, contrôlez le CA, les coûts et la marge, tout en gardant une traçabilité claire pour l’audit.

• Suivi structuré de 18 formations et 289 stagiaires.
• Heures consolidées: 537 h prévues vs 521 h réalisées.
• Vision financière: CA total 243 300 €, coûts 79 850 €, marge brute 163 450 €.
• Indicateurs clés: taux de réalisation moyen, satisfaction moyenne, taux de marge moyen.
• Moyennes utiles: CA/formation 13 516,67 €; CA/stagiaire ≈ 841,87 €.
• Moins d’erreurs grâce aux totaux, formats et calculs automatiques.

Onglet « Bilan Pédagogique » — Suivi par formation: intitulé, nombre de stagiaires, heures prévues, heures réalisées, taux de réalisation = Heures réalisées / Heures prévues, satisfaction moyenne. Totaux en ligne 24 (sommes stagiaires, heures; moyenne du taux de réalisation et de la satisfaction). Mise en forme: pourcentages, volets figés, largeurs ajustées.

Onglet « Bilan Financier » — Variables: Nb stagiaires, prix unitaire HT, coûts directs. Calculs: CA HT = Nb stagiaires × Prix unitaire; Marge brute = CA − Coûts; Taux de marge = Marge / CA. Totaux ligne 24: CA total (243 300 €), coûts (79 850 €), marge (163 450 €) + taux de marge moyen. Formats € et % standardisés, bordures, colonnes homogènes.

Onglet « Synthèse » — KPIs consolidés liés aux deux feuilles: CA total, coûts, marge, taux de marge moyen, heures prévues/réalisées, taux de réalisation moyen, satisfaction moyenne, CA moyen/formation (13 516,67 €), CA moyen/stagiaire (~841,87 €). Graphiques automatiques (barres: CA par formation; anneau: répartition des coûts; jauge simple: taux de réalisation).

• Sommes et moyennes automatiques (lignes 2–23 → totaux ligne 24).
• Mise en forme conditionnelle sur écarts heures prévues/réalisées.
• Volets figés, zones protégées (formules), validation de données (pourcentages 0–100 %).

1. Ouvrez le modèle « Bilan Pédagogique et Financier 2024 ». Renommez le fichier: BPF_2024_NomOF.xlsx.
2. Dans « Bilan Pédagogique », saisissez la liste des 18 formations (lignes 2 à 19). Laissez la ligne 24 pour les totaux.
3. Renseignez par formation: Nb de stagiaires et heures prévues; ajoutez les heures réalisées à chaque fin de session.
4. Ajoutez la satisfaction moyenne (échelle 0–100). Le taux de réalisation se calcule automatiquement.
5. Passez à « Bilan Financier »: saisissez Nb de stagiaires et prix unitaire HT. Les CA HT se calculent; entrez ensuite les coûts (formateurs, salles, plateformes, transport, etc.).
6. Vérifiez la marge brute et le taux de marge. Contrôlez en ligne 24 les totaux (CA 243 300 €, coûts 79 850 €, marge 163 450 €).
7. Consultez « Synthèse »: les KPIs et graphiques se mettent à jour automatiquement.
8. Appliquez la validation de données (pourcentages) et protégez les cellules de formules. Astuce: transformez les zones en Table (Ctrl+T) pour un tri/filtre plus sûr.
9. Mettez à jour mensuellement; utilisez un onglet « Journal » ou la colonne « Mois » pour tracer les évolutions 📅.
10. Export: imprimez la Synthèse en PDF pour les comités et conservez le fichier source.

Avertissement: travaillez en HT; n’écrasez pas les cellules de formules (verrouillage recommandé). Conseil: conservez les pièces justificatives (feuilles d’émargement, devis, factures) au même niveau que le fichier pour faciliter l’audit.

Atouts d’Excel — Souple, maîtrisé par la plupart des équipes, hors-ligne, faible coût. Idéal pour un périmètre de ~18 formations/289 stagiaires: consolidation rapide, formules transparentes, export PDF simple. Contrôle précis des formats (€/%), totaux ligne 24, et graphiques embarqués.

Limites — Collaboration simultanée limitée, risque de versions multiples, gouvernance des données perfectible. Sur un volume >50 formations ou >500 stagiaires/an, la maintenance des fichiers et l’historisation deviennent lourdes.

Alternatives — Google Sheets (collaboration temps réel, partage fin, mais dépendance cloud et conformité à vérifier), Airtable (tables liées, formulaires, mais coût par utilisateur), Power BI/Looker (visualisation avancée, connecteurs, nécessite un modèle de données), LMS/ERP formation (ex.: suivi des présences, signatures, conventions; fort pour la conformité mais moins flexible pour les calculs ad hoc).

Recommandation — Démarrez avec Excel pour fiabiliser le BPF 2024. Si vous passez en multi-sites, catalogue large ou reporting multi-dimensions, couplez Excel (collecte) avec un BI léger ou migrez vers un LMS + BI.

Erreurs à éviter

• HT vs TTC — Mélanger des prix TTC avec des coûts HT fausse le taux de marge. Travaillez 100 % en HT; mentionnez la TVA ailleurs.
• Formats numériques — Des nombres stockés en texte ne s’additionnent pas. Anecdote: un RH affichait 243 300 € mais la somme valait 0; conversion via Données > Convertir (ou Alt, D, E) a corrigé la colonne.
• Écrasement de formules — Modifier les cellules calculées (CA, marge, taux) casse la Synthèse. Protégez les feuilles et limitez la saisie aux colonnes d’entrée.

Conseils de pro

• Tables et Sommes — Convertissez vos plages en Table (Ctrl+T) pour étendre automatiquement les formules; utilisez Alt+= pour les totaux. Les totaux fixes en ligne 24 restent lisibles.
• Validation & MFC — Validez satisfaction entre 0–100 %; surlignez en rouge les formations avec taux de réalisation < 90 %. Exemple: 537 h prévues vs 521 h réalisées ⇒ écart −16 h à surveiller.
• Gouvernance — Fichier maître en lecture seule, versionné (yyyy-mm). Journalisez les ajustements de coûts; Ctrl+1 pour harmoniser les formats (€ / %), et figez les volets pour un contrôle visuel rapide.